Vertrags- und Handelsdokumentprüfung

Warum das wichtiger ist, als Sie denken

Die unbequeme Wahrheit: eine Pro-forma-Rechnung ist ein Angebot, kein Vertrag. Doch ein großer Teil grenzüberschreitender Bestellungen läuft auf nichts anderem als einer PI und einem WhatsApp-Verlauf. Wenn die Waren zu spät kommen, die Qualität nicht stimmt oder sich der Preis nach Ihrer Zahlung ändert, stellen Sie fest, dass die „Vereinbarung" nie die entscheidenden Fragen beantwortet hat: Was genau wurde versprochen, wann, in welcher Qualität — und was geschieht, wenn nicht geliefert wird.

Das Risiko liegt nicht in einem einzelnen Dokument — sondern in der Gesamtheit. Der Vertrag sagt zum Thema Qualität das eine, die PI das andere, die Zahlungsbedingungen schweigen, und die Versanddokumente entscheiden darüber, wer die Waren in Händen hält. Wir prüfen sie als Ganzes, denn eine Dokumentenkette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied.

Die Prüfung vor der Unterschrift ist die günstigste Rechtsleistung, die Sie je kaufen werden. Sie kostet weniger als eine Nacht Hafenliegegeld.

Was wir prüfen — der vollständige Dokumentensatz

Vertrag und Pro-forma-Rechnung

• Produktspezifikation und Qualität — sind Muster, Spezifikationen und Toleranzen schriftlich festgehalten? Gibt es einen Prüfstandard und ein Prüfungsfenster?
• Lieferbedingungen — Incoterms (FOB / CIF / EXW …), Termine, Verzugsstrafen und wer das Liegegeld- und Lagerrisiko trägt.
• Vertragsverletzung und Rechtsbehelfe — Vertragsstrafen, Erstattungsrechte und was tatsächlich geschieht, wenn der Verkäufer in Verzug gerät.
• Sprache und Kontrolle — welche Sprachfassung bei einem zweisprachigen Dokument vorgeht und wer der Vertragspartner tatsächlich ist (Name, Registrierung und Zeichnungsbefugnis).

Zahlungsbedingungen und Rechnungen

• Zahlungsmeilensteine — Anzahlungen, Restbeträge und ob Zahlungen an überprüfbare Ereignisse geknüpft sind (Verladung, Prüfung, Konnossement). Vollzahlung vor dem Versand ist eine Warnflagge, die wir nicht unmarkiert lassen.
• Akkreditiv- und T/T-Mechanik — welche Dokumente die Zahlung auslösen, wer die Dokumente bis zur Zahlung in Händen hält und was bei Abweichungen geschieht.
• Währung und Gebühren — wer trägt Bankgebühren, Währungsrisiko und etwaige Provisionen oder Servicegebühren, die in der Rechnung versteckt sind.

Versand- und Lieferdokumente

• Konnossement und Eigentum — wer hält die Waren bis zur Zahlung in Händen und wie wird die Freigabe kontrolliert.
• Packlisten, Zertifikate und Zolldokumente — Vollständigkeit für die Einfuhrabfertigung, Zertifikatsanforderungen und wer die Kosten der Nichteinhaltung trägt.
• Prüf- und Testberichte — was sie bescheinigen, wer den Prüfer beauftragt und bezahlt hat und inwieweit Sie sich auf sie verlassen können.

Geistiges Eigentum, Vertraulichkeit und verwandte Klauseln

• Vertraulichkeit und Schutz des geistigen Eigentums — ob Ihre Designs, Spezifikationen und Kundendaten geschützt sind, wenn der Lieferant auch für Ihre Wettbewerber arbeitet (NDA-/NNN-ähnliche Bedingungen), und wie der Schutz von Geschäftsgeheimnissen nach chinesischem Recht funktioniert — wo die Durchsetzbarkeit von der Formulierung und den Beweisen abhängt, sagen wir das offen, statt zu übertreiben.
• Exklusivität und Nichtumgehung — ein Lieferant, der an Ihnen vorbei direkt an Ihre Kunden oder Lieferanten herantritt, und welche Rechtsbehelfe Ihnen die Klausel tatsächlich gibt.

Streitbeilegung und anwendbares Recht

• Gerichtsstands- und Schiedsklauseln — Zuständigkeit chinesischer Gerichte, Schiedsklauseln (die helfen oder Ihnen schaden können) und die automatische Anwendbarkeit des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (UN-Kaufrechtsübereinkommen, CISG) zwischen Vertragsstaaten.
• Anwendbares Recht und die Realität der Vollstreckung — ob ein Urteil oder Schiedsspruch gegen den Lieferanten realistisch vollstreckt werden kann und was das für die Gestaltung Ihres Vertrags bedeutet.

Was Sie erhalten

• Eine Red-Line-Fassung jedes Dokuments mit eingefügten Formulierungsvorschlägen (auf Englisch; chinesische Red-Lines auf Anfrage).
• Eine Prüfnotiz in verständlichem Englisch, nach Priorität geordnet: muss korrigiert werden / sollte korrigiert werden / wünschenswert — jeweils mit dem Grund dafür in einem Satz.
• Eine kurze Liste anzusprechender Punkte, die Sie an den Lieferanten senden können, ohne Ihre Karten aufzudecken.

So funktioniert es

1. Senden Sie Ihren Dokumentensatz — Vertrag, PI, Zahlungsbedingungen, Versanddokumente oder eine beliebige Kombination, auf Englisch oder Chinesisch. Kontextnotizen sind willkommen.
2. Wir prüfen — in der Regel innerhalb von 3–5 Werktagen, je nach Umfang.
3. Sie erhalten die Red-Lines + Notiz — und ein festes Zeitfenster für Rückfragen.
4. Optionale Verhandlungsunterstützung — wir helfen Ihnen zu entscheiden, welche Punkte Sie durchsetzen und welche Sie fallenlassen sollten, und entwerfen Gegenformulierungen.

Häufige Fragen

Mein Lieferant sagt, er unterschreibt keine Verträge — nur PIs. Ist das in Ordnung?

Es ist üblich, bedeutet aber, dass jede kritische Klausel in einem Dokument lebt, das nie als Vertrag gedacht war. Wir können die PI entweder zu etwas Vertragsähnlicherem ausbauen oder eine kurze, zweisprachige Zusatzvereinbarung vorbereiten, die beide Seiten unterzeichnen können. Günstige Absicherung, und niemand fühlt sich dabei auf den Schlips getreten.

Entwerfen Sie auch Verträge von Grund auf?

Ja. Wenn es gar kein Dokument gibt, können wir einen zweisprachigen Kaufvertrag entwerfen, der auf Ihr Geschäft zugeschnitten ist. Nennen Sie mir Produkt, Zahlungsstruktur, Lieferbedingungen und was Ihnen am meisten Sorgen macht.

Wir haben bereits einen unterschriebenen Vertrag. Können Sie trotzdem die übrigen Dokumente prüfen?

Ja — und genau dort verstecken sich oft die Lücken. Die Zahlungsbedingungen, die Rechnung und die Versanddokumente bestimmen, wer die Waren in Händen hält und wann die Zahlung ausgelöst wird. Die Prüfung des übrigen Dokumentensatzes kann Löcher schließen, die der Vertrag offen gelassen hat, und Ihre Position für die nächste Bestellung stärken.