Aufforderungsschreiben an einen chinesischen Lieferanten

Was ein Aufforderungsschreiben tatsächlich ist

Ein Aufforderungsschreiben ist keine Klage. Es ist eine formelle schriftliche Forderung — von einem Anwalt, auf Briefkopf der Kanzlei —, die darlegt: was vereinbart wurde, was schiefging, was Sie fordern und welches Recht Sie stützt. Es setzt dem Lieferanten eine Frist zur Reaktion. In vielen Fällen ist genau das alles, was nötig ist.

Meiner Erfahrung mit grenzüberschreitenden Streitigkeiten zufolge löst ein gut aufgebautes Schreiben einen überraschend großen Anteil der Fälle, ohne dass je ein Gericht befasst wird — vor allem, wenn die eigenen Worte und Unterlagen des Lieferanten die Vertragsverletzung bereits belegen. Das Schreiben ordnet seine eigenen Eingeständnisse nur zu einer Forderung, aus der er sich nicht herausreden kann.

Warum zweisprachig, und warum das wichtig ist

Die Geschäftsführung Ihres Lieferanten liest Englisch womöglich nicht fließend. Ein Schreiben, das sie nicht vollständig versteht, verliert den größten Teil seiner Wirkung. Deshalb wird dieses Schreiben in zwei Spalten verfasst:

• Chinesisch als maßgeblicher Rechtstext — die Fassung, auf die sich ein chinesisches Gericht stützen würde, falls sich der Streit verschärft.
• Englisch, Zeile für Zeile — damit Sie genau wissen, was darin steht, und der Lieferant keine Ausrede „wir haben es nicht verstanden" hat.

Jede zitierte Rechtsvorschrift der VR China wird von einer Erklärung in verständlicher Sprache begleitet, was die Bestimmung bedeutet. Ein chinesischer Unternehmensinhaber sollte das Schreiben lesen und konkret verstehen können, welcher rechtlichen Belastung er ausgesetzt ist.

Was das Schreiben abdeckt

• Fakten, an Unterlagen festgemacht — Vertrag oder Pro-forma-Rechnung, Rechnungen, Zahlungsbelege, WhatsApp-/WeChat-/E-Mail-Verlauf, Fotos, Prüfberichte. Das Schreiben zitiert Ihre Beweise, nicht nur Ihre Beschwerden.
• Rechtsgrundlage, korrekt zitiert — z. B. das Zivilgesetzbuch der Volksrepublik China (einseitige Preiserhöhungen binden Sie nicht nach Artikel 543; Waren müssen dem Vertrag nach Artikel 615 entsprechen) sowie das UN-Kaufrechtsübereinkommen (Übereinkommen der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf, CISG), soweit es anwendbar ist. Zitate nennen stets den vollen Gesetzesnamen und die Artikelnummer.
• Eine klare Forderung mit Frist — in der Regel 7 Tage: was zu zahlen ist, was zu liefern ist, womit aufzuhören ist, und die Aufforderung zu schriftlicher Bestätigung.
• Ein realistisches Kostenbild — was ein Prozess tatsächlich kosten würde (Gerichtskosten, Sicherungsmaßnahmen, Notarisierung und Legalisation, Übersetzung, Reise). Lieferanten reagieren auf Rechenbeispiele.

So funktioniert es

1. Senden Sie Ihre Unterlagen. Was auch immer Sie haben — Vertrag, Rechnungen, Zahlungsnachweise, Chatverläufe, Fotos. Auch ein paar Sätze Hintergrund helfen.
2. Die Fakten werden geordnet. Ich prüfe die Beweise und bestätige, welche Ansprüche beweisbar sind. Wenn Ihre Beweise einen Anspruch nicht stützen, sage ich Ihnen das, bevor Sie etwas ausgeben.
3. Schreiben wird verfasst (zweisprachig). Sie erhalten einen Entwurf in verständlichem Englisch, mit erläuterten Rechtspunkten.
4. Sie geben Ihre Freigabe, wir finalisieren. Das Schreiben wird auf Briefkopf der Kanzlei ausgestellt.
5. Sie versenden es. Ich berate zum wirksamsten Kanal (Kurier an die registrierte Anschrift, E-Mail oder persönlich) — und dazu, was zu tun ist, wenn der Lieferant antwortet, sich Zeit lässt oder es ignoriert.

Wann ein Aufforderungsschreiben die richtige Wahl ist

• Der Lieferant schuldet Ihnen Geld, Waren oder eine Erstattung und zögert hinaus oder sucht Ausreden.
• Der Lieferant erhebt nach Ihrer Zahlung neue Gebühren — einseitige Preiserhöhungen, die das chinesische Recht nicht zulässt.
• Qualitäts-, Mengen- oder Spezifikationsstreitigkeiten, bei denen Sie Unterlagen haben.
• Sie benötigen eine formelle, mit Zeitstempel versehene Forderung, die Ihre Position sichert — einschließlich des Stopps der Verjährungsfrist (drei Jahre nach Artikel 188 des Zivilgesetzbuchs).

Wann es das nicht ist

• Der Lieferant ist bereits verschwunden und Sie haben keine aktuelle Anschrift oder Kontaktmöglichkeit.
• Sie haben gar keine Unterlagen — keine Pro-forma-Rechnung, keinen Zahlungsbeleg, nichts Schriftliches. (Sprechen Sie zuerst mit mir; eine Beweisrekonstruktion ist unter Umständen möglich, aber ein Schreiben allein wird das nicht lösen.)
• Der Streitwert ist im Verhältnis zur zu erwartenden Reaktion des Lieferanten gering — manchmal weckt ein Schreiben nur einen Vertragspartner auf, der ohnehin gerade dabei war zu zahlen.

Häufige Fragen

Muss ich für diese Leistung in China sein?

Nein. Alles wird remote abgewickelt — Unterlagen per E-Mail, Entwürfe per E-Mail, Zustellung per Kurier oder online. Nur der Prozess selbst erfordert physisches Handeln in China, und selbst dann müssen Sie nicht anreisen.

Was, wenn der Lieferant das Schreiben ignoriert?

Dann stehen Sie vor einer Entscheidung: Eskalation zu Sicherungsmaßnahmen und Prozess, Verhandlung oder Rückzug. Das Schreiben hat seine Aufgabe dennoch erfüllt — es hat Ihre Forderung dokumentiert, die Verjährungsfrist gestoppt und verschafft Ihnen in jeder nachfolgenden Verhandlung Hebelwirkung.

Wie wird die Zahlung abgewickelt?

Per internationaler Überweisung (Wise, Revolut oder Banküberweisung). Das Honorar wird im Voraus gezahlt; das Schreiben wird nach Zahlungseingang übermittelt.